Booking, Refund and Cancellation Policy

We understand that plans may change. The following policy ensures fairness for both participants and event logistics planning.

Refund Eligibility

Participants may request a refund:

• within 7 days of purchase if the event takes place more than 14 days from the purchase date
• within 3 days of purchase if the event takes place between 7 and 14 days from the purchase date

Full refunds may be granted up to 72 hours before the event. Refund requests made less than 72 hours prior to the event cannot be guaranteed due to advance logistical commitments such as venue booking, catering and facilitator arrangements.

Ticket Transfers

Ticket transfers to another participant are permitted at no additional cost. Transfer requests must be submitted via email to contact@syncsocialclub.com at least 24 hours before the event.

Event Cancellation by SYNC

If an event is cancelled by SYNC Social Club, participants will be offered:

• a full refund
• credit for a future event
• or the option to transfer to another experience

No Shows

Failure to attend an event without prior written notice does not entitle the participant to a refund.

**EU VAT & Reverse Charge Notice

For clients and partners based in the European Union (EU):

- All services provided by Kainama Business Services are invoiced in accordance with EU VAT regulations.
- If you are a VAT-registered company in another EU country, reverse charge rules may apply under Article 196 of Directive 2006/112/EC.
- In such cases, VAT is not charged on the invoice, and you must account for VAT in your own country.

If this applies to you, please provide a valid VAT number before invoicing. All invoices will state: “VAT reverse charge - Article 196 of Directive 2006/112/EC.”

If you are an individual or non-VAT registered client, standard VAT may apply depending on your country.

ESPAÑOL:

Política de Reserva, Reembolso y Cancelación:

Entendemos que los planes pueden cambiar. La siguiente política garantiza equidad tanto para los participantes como para la planificación logística del evento.

Elegibilidad para Reembolso

Se puede solicitar un reembolso:

• dentro de los 7 días posteriores a la compra si el evento tiene lugar a más de 14 días desde la fecha de compra
• dentro de los 3 días posteriores a la compra si el evento tiene lugar entre 7 y 14 días desde la fecha de compra

Se podrán conceder reembolsos completos hasta 72 horas antes del evento. Las solicitudes realizadas con menos de 72 horas de antelación no pueden garantizarse debido a compromisos logísticos previos como la reserva del espacio, catering o facilitadores.

Transferencia de Entradas

Se permite transferir la entrada a otra persona sin coste adicional. Las solicitudes de transferencia deben enviarse por correo electrónico a contact@syncsocialclub.com al menos 24 horas antes del evento.

Cancelación por Parte de SYNC

Si SYNC Social Club cancela un evento, se ofrecerá:

• reembolso completo
• crédito para un evento futuro
• o transferencia a otra experiencia

No Asistencia

La no asistencia sin previo aviso por escrito no da derecho a reembolso.

**Aviso sobre IVA en la UE y Mecanismo de Inversión del Sujeto Pasivo

Para clientes y colaboradores establecidos en la Unión Europea (UE):

• Todos los servicios prestados por Kainama Business Services se facturan conforme a la normativa del IVA de la Unión Europea.
• Si usted es una empresa registrada a efectos de IVA en otro país de la UE, podrá aplicarse el mecanismo de inversión del sujeto pasivo conforme al Artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE.
• En este caso, el IVA no se aplicará en la factura y deberá ser declarado y abonado por el destinatario en su propio país.

Si esto le aplica, le rogamos que proporcione un número de IVA válido antes de la facturación. Todas las facturas incluirán la siguiente menció “Inversión del sujeto pasivo del IVA - Artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE.”

Si usted es un particular o cliente no registrado a efectos de IVA, podrá aplicarse el IVA estándar dependiendo de su país.

NEDERLANDS:

Reserverings-, terugbetalings- en annuleringsbeleid

Wij begrijpen dat plannen kunnen veranderen. Dit beleid zorgt voor eerlijkheid voor zowel deelnemers als de organisatorische logistiek van het evenement.

Geschiktheid voor terugbetaling

Terugbetaling kan worden aangevraagd:

• binnen 7 dagen na aankoop als het evenement meer dan 14 dagen na de aankoopdatum plaatsvindt
• binnen 3 dagen na aankoop als het evenement plaatsvindt tussen 7 en 14 dagen na de aankoopdatum

Een volledige terugbetaling kan worden toegekend tot 72 uur vóór het evenement.

Aanvragen die minder dan 72 uur vóór het evenement worden gedaan kunnen niet worden gegarandeerd, vanwege voorafgaande logistieke verplichtingen zoals locatieboekingen, catering of facilitators.

Ticketoverdracht

Het overdragen van een ticket aan een andere persoon is toegestaan zonder extra kosten. Verzoeken voor overdracht moeten per e-mail worden gestuurd naar contact@syncsocialclub.com, minimaal 24 uur vóór het evenement.

Annulering door SYNC

Als SYNC Social Club een evenement annuleert, ontvangen deelnemers:

• volledige terugbetaling
• egoed voor een toekomstig evenement
• of overdracht naar een andere ervaring

Niet verschijnen (no-show)

Niet verschijnen zonder voorafgaande schriftelijke melding geeft geen recht op terugbetaling.

**EU btw-melding & verleggingsregeling (reverse charge)

Voor klanten en partners gevestigd in de Europese Unie (EU):

• Alle diensten geleverd door Kainama Business Services worden gefactureerd in overeenstemming met de btw-regelgeving van de Europese Unie.
• Als u een bedrijf bent dat voor btw-doeleinden is geregistreerd in een andere EU-lidstaat, kan de verleggingsregeling (reverse charge) van toepassing zijn conform artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG.
• In dat geval wordt er geen btw op de factuur in rekening gebracht, en ligt de verplichting voor aangifte en betaling van btw bij de afnemer in het land van vestiging.

Indien deze regeling van toepassing is, verzoeken wij u om een geldig btw-nummer te verstrekken vóór het uitreiken van de factuur. Alle facturen zullen de vermelding bevatten: “Verleggingsregeling btw - Artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG.”

Indien u een particulier bent of geen btw-geregistreerde klant, kan het standaard btw-tarief van toepassing zijn afhankelijk van uw land.